Zertifizierung

Das Urologische Zentrum Schweinfurt ist bereits seit 2012 erfolgreich nach den strengen Qualitätsanforderungen der DIN EN ISO 9001:2008 - und seit 2018 nach der DIN EN ISO 9001:2015- zertifiziert.

Mit permanenten internen Qualitätskontrollen sowie regelmäßigen externen Audits erfüllt unsere Praxis tadellos die hohen Qualitätsstandards und DIN-Normen.

Für Sie als Patient bedeutet dies, dass unsere Behandlungsabläufe, Tätigkeitsbeschreibungen, Organisationsbesprechungen und Optimierungsmaßnahmen den äußerst anspruchsvollen und international geltenden hohen Standards entsprechen.

Jährliche externe Überprüfungen des QMS

In 2018 erfolgte die gelungene Rezertifizierung unseres QMS - gleichzeitig verbunden mit der Umstellung auf die neue Norm (neue Norm: DIN EN ISO 9001:2015).

Selbstverständlich ruhen wir uns auf diesem Erfolg nicht aus, sondern arbeiten als Team täglich weiter an der Verbesserung unserer internen Prozesse und Abläufe.

Daher lassen wir auch in jedem Jahr erneut unser QM-System von externen Auditoren überprüfen (jährlich jeweils im Frühjahr in Form des sog. Internen Audits durch die Fa. IQ-Network und jeweils im Herbst in Form des jährlichen Überwachungs-/ resp. Rezertifizierungs-Audits durch den TÜV Süd).

1. QM - Internes Audit 2021 bestanden

In diesem Jahr erfolgte das jährliche Interne Audit am 20. Mai 2021 durch die Fa. IQ-Network (Auditorin Fr. C. Ott), die unserer Praxis in Bezug auf die DIN ISO 9001:2015 erneut einen hohen Qualitätsstandard unserer internen Prozesse bescheinigt.
Dabei wurden unsere Strategien, Abläufe und Kennzahlen in diesem Audit zusammenfassend erneut und überproportional häufig mit der Bewertung "Best practice"* ausgezeichnet.
[*Aus Gablers Wirtschaftslexikon:Definition Best practice: "Im betrieblichen Bereich stellen Benchmarks (Benchmarking) Orientierungs- oder Zielgrößen dar, die eine objektive Bewertung der eigenen Leistung im Vergleich zu anderen Unternehmen ermöglichen. Im Rahmen des Benchmarking werden jedoch nicht nur Kennzahlen miteinander verglichen und Leistungslücken quantifiziert, sondern die zugrunde liegende Vorgehensweise zur Erreichung der Benchmarks ergründet. Dabei sollen herausragende, exzellente Praktiken entdeckt und im eigenen Unternehmen umgesetzt werden, um dadurch nachhaltige Verbesserungen oder sogar Wettbewerbsvorteile zu erlangen. Im Kern beinhaltet Benchmarking damit das Streben, zum „Besten der Besten“ zu werden (japanisch: Dantotsu). Best-Practice Benchmarking bedeutet die Orientierung am „Klassenbesten“. Hierbei wird bewusst nach Unternehmen außerhalb der eigenen Branche gesucht, die bestimmte Prozesse oder Funktionen hervorragend beherrschen. Dem liegt die Erfahrung zugrunde, dass an sich ähnliche Prozesse in verschiedenen Branchen unterschiedlich effizient sind, da die wettbewerbsrelevanten Faktoren variieren."]

Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung besonders positiv
Die Auditoren von IQ-Network stellten in ihrem Audit 2021 fest: "Ja – best practice-Umsetzung. Das Thema „Kundenorientierung“ ist im Handbuch festgelegt. Das Urologische Zentrum hat im Wesentlichen den „Kundenkreis“ der Patienten und Zuweiser. Die Kundenorientierung ist durch den außerordentlich ausgeprägten Dienstleistungsgedanken der Praxis (Homepage, professionelle Telefonansage, .....) für Außenstehende (Patienten, Angehörige, Zuweiser, Interessierte, Partner, ....) klar erkennbar."

Die diesjährige zusammenfassende Gesamt-Bewertung der Auditorin lautete (Zitat):

"Zusammenfassung:
Das Urologisches Zentrum Schweinfurt verfügt über ein sehr gut funktionierendes Managementsystem, das die Anforderungen der ISO 9001:2015 erfüllt. Die Geschäftsführung stellt die notwendigen Ressourcen zur Umsetzung der Qualitätsziele zur Verfügung, Qualitätsziele sind definiert und die Umsetzung wird regelmäßig überprüft.
Im Managementreview werden die Eingaben der Norm behandelt.
Die Infrastruktur und die Arbeitsumgebung stellen die Patientenbehandlung nach den gesetzlichen Anforderungen sicher. 
Die Wartung der medizinischen Geräte werden nach Vorgabe durch externe Dienstleister.
Die Rückverfolgbarkeit von Diagnostik und Therapie ist durch die Dokumentation über alle Behandlungsschritte hinweg sichergestellt. Dies wurde im Audit stichprobenartig überprüft.
 
Das USZ zeichnet sich durch sein über die Maße engagiertes Kernteam QM aus (Leitungsteam/ QM-Team Mitarbeiter), welches ein hohes Bewusstsein für den QM Ansatz und kontinuierliche Verbesserungen hat.
Auch alle anderen auditierten Mitarbeiter fielen im Audit wiederholt durch ihr hohes Engagement und ihre hohe Kompetenz auf. 
Insbesondere vor dem Hintergrund der Covid 19 Situation sind das ungebrochen hohe Engagement und der Wunsch zur ständigen Verbesserung bemerkenswert."

Darüber hinaus wurde die folgenden Kriterien mit "best practice" als besonders postiv bewertet:

Anforderung QMS

Best practice-Umsetzung

Prozessmessungen

      Corona-Krisenmanagement/ Teambesprechung/ Verwaltungsoptimierung/   Verbesserung der Infrastruktur/ Optimierung Bestellmanagement

 

Qualitätspolitik

Die Strategie und Entwicklung der Praxis ist auf Grund der prospektiven Dokumenataiton klar nachvollziehbar.

Führung und Verpflichtung

best practice-Umsetzung
Die Qualitätspolitik liegt schriftlich vor und wird 1 x jährlich bewertet und anschließend im Team vorgestellt. Die Strategie und Entwicklung der Praxis ist klar nachvollziehbar u.a. über die erfolgte und fortlaufende Aktualisierung folgender Tools: Visionen und konkrete (Qualitäts-)Ziele des UZS Übersicht GF – Planung und Tätigkeiten für die Unternehmens-entwicklung UZS ist mit Stand vom 15.05.2021 verfügbar und zeigt die strategischen Ziele und Entwicklungen ab 2001 bis 2021 Historie und Visionen – das urologische Zentrum Schweinfurt – mit Stand vom 15.05.2021 Hier sind die Praxisentwicklungen der letzten Jahre nachvollziehbar dokumentiert

best practice-Umsetzung
Die Verpflichtung der Leitung zur Aufrechterhaltung des QMS ist z.B. durch die Freistellung der QMBs nachvollziehbar.
Im Handbuch ist die Verpflichtung der Leitung zur Pflege und Aufrecht-erhaltung des QM-Systems mit Bereitstellung der notwendigen Ressourcen verschriftlicht.

Kundenorientierung

Ja – best practice-Umsetzung. Das Thema „Kundenorientierung“ ist im Handbuch festgelegt. Das Urologische Zentrum hat im Wesentlichen den „Kundenkreis“ der Patienten und Zuweiser. Die Kundenorientierung ist durch den außerordentlich ausgeprägten dienstleistungsgedanken der Praxis (Homepage, professionelle Telefonansage, .....) für Außenstehende (Patienten, Angehörige, Zuweiser, Interessierte, Partner, ....) klar erkennbar.

Bekanntmachung der Qualitätspolitik

Die Umsetzung erfolgt fortlaufend unterjährig und 1 x jährlich im Rahmen der Qualitätspolitik-Bewertung mit Vorstellung im Team (s. "Erklärung der Qualitätspolitik").

Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse in der Organisation  Regelung von Verantwortlichkeiten

      Ja- best practice-Umsetzung. Die notwendigen Ressourcen und die Zuordnung der Verantwortlichkeiten sind sehr gut nachvollziehbar, u.a. über:
1. Die Qualifikationsmatrix (mitarbeiter-/ prozessbezogen mit jährlicher Prüfung der Aktualität) ist mit Stand vom 15.05.2021 verfügbar.
2. Die Leitungen- und Beauftragten-Übersicht ist mit Stand vom 04.04.2020 verfügbar.
3. Das Organigramm UZS, vollständige Ansicht ist mit Stand vom15.05.2021 verfügbar.

Sicherstellung, dass das Qualitatsmanagementsystem die Anforderungen dieser Internationalen Norm erfüllt

Beteiligung der Leitung kann bestens nachvollzogen werden. Position des QMB wird aufrechterhalten.

Qualitätsziele

Best practice Umsetzung: Schriftliche Qualitätspolitik/ Intranet. Die Geschäftsführung hat in der Qualitätspolitik die übergreifenden Qualitätsziele verschriftlicht. Die Qualitätsziele und entsprechenden Maßnahmen werden u.a. über den Management Review dokumentiert und fortlaufend nachvollziehbar zum Status der Maßnahmenableitung bewertet.

Die Prozesse werden hinsichtlich ihrer Leistungsfähigkeit – wo angemessen - bewertet (Prozessmessung/Datenanalyse) und daraus Ziele / Maßnahmen abgeleitet.

Des Weiteren ist die Entwicklung der Praxis über die fortlaufende Darstellung „Planung und Tätigkeiten für die Unternehmens-entwicklung (ab 2001)“ verschriftlicht Der aktuelle Stand bis 2021 liegt vor und konnte beim internen Audit am 20.05.2021 eingesehen werden.

Planung von Änderungen

 

Best practrice. Herr Dr. Spiegel führt hierzu nachvollziehbare Nachweis-dokumente, z.B.: Management Review, Planung und Tätigkeiten für die Unternehmensentwicklung (ab 2001:Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen)
Die Umsetzung – inkl. der Nachvollziehbarkeit – darf als best practice-Umsetzung bewertet werden.

Ressourcen

Allgemeines

Personen

best practice-Umsetzung. Die Umsetzung dazu kann bestens nachvollzogen werden.
Dieses Thema ist im CMS abgebildet. Enthalten sind u.a. folgende Themen:
- Urlaubsplanung / Dienstplanung
- Vertretungsregelungen
- Aufgabenbeschreibungen
- Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Fort- und Weiterbildung
o Wahlveranstaltungen
o Pflichtunterweisungen
- Bewertung von Schulungen
2020-2021.
Die Umsetzung zum Corona-Krisenmanagement ist klar nachvollziehbar.
Herr Dr. Spiegel hat in 2020 (binnen 4 Tagen) ein Krisenkonzept 2020/21 entwickelt und das komplette Team zur Umsetzung involviert. Das Konzept bzw. die Umsetzungen sind Patienten und Interessierte über die Homepage einsehbar.

Wissen der Organisation

best practice-Umsetzung. Umsetzung ist bestens nachvollziehbar.
Die Bewertung ist strategisch und schriftlich vorhanden, z.B. über:
Die Qualifikationsmatrix (mitarbeiter-/ prozessbezogen mit jährlicher Prüfung der Aktualität) ist mit Stand vom 15.05.2021 verfügbar.
Leitungen- und Beauftragten-Übersicht ist mit Stand vom 04.04.2020 verfügbar.Organigramm UZS, vollständige Ansicht ist mit Stand vom 15.05.2021 verfügbar.
Eine Arbeitsanweisung zur Umsetzung wurde erstellt. Der Prozess „50“ deklariert die Umsetzung zum Wissensmanagement.

Einarbeitung neuer Mitarbeiter

best practice-Umsetzung. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erfolgt mit einem Mentor/Tutor. Als Nachweis wird eine Einarbeitungs-Checkliste geführt. Nach erfolgter erfolgreicher Einarbeitung wird die Einarbeitungs-Checkliste von der Leitung und dem neuen Mitarbeiter unterschrieben und archiviert. Im Rahmen der Einarbeitung werden die Pflichtunterweisungen und Geräte-einweisungen durchgeführt. Im Rahmen der Einarbeitung müssen die neuen Mitarbeiter in den verschiedenen Bereichen der Praxis hospitieren, um die Prozesse und die Schnittstellen kennenzulernen.

Mitarbeiter-Schulungsplanung

best practice-Umsetzun. Ein prospektive Schulungsplan (= Jahresplan) ist verfügbar, darüber sind folgende Themen abgebildet:
Wahlveranstaltungen
Pflichtunterweisungen
Teambesprechungen
Geräteprüfungen/Validierungen
Wartungen
Ringversuche
Abrechnung
Hygieneprüfungen etc.

Nachweise zu durchgeführten Schulungen werden mitarbeiterbezogen
archiviert. Die ärztlichen Fortbildungen/Kongresse werden separat geführt.

Bedingt durch die COVID-19-Situation sind in 2020-2021 keine externen Fortbildungen erfolgt.

Interne Schulungen erfolgen regelhaft.

Regelmäßige schriftliche Schulungsbewertung

Beispielhaft seitens Frau Graff (Praxismanagerkurs 11/2018) wurde die Umsetzung der Schulungsbewertung (mit Referat im Rahmen einer Teamveranstaltung) am 10.04.2019 vorgestellt.

Kommunikation

Ja – tägliche Besprechungsroutinen - best practice-Umsetzung.
Änderung der Meldungskette in 2019-2020 erfolgt:
Fazit: Hohe Transparenz (Unternehmensleitung befindet sich fortlaufend auf dem aktuellen Stand) / Fehlervermeidung / Risikominimierung).

A. Frühbesprechungen:
1. Übermittlung Personalstatus + weiterer relevanter Themen seitens Frau Weppler und Frau Graff an Herrn Dr. Spiegel

2. Zimmer-/Geräte-/MA-Prüfung durch seitens Frau Schlosser und Frau Spiegel-Schnell an Herrn Dr. Spiegel Wo notwendig wird eine MP-Fehlerliste angelegt. Vorab Früh-Rundgang zum Gerätestatus durch Frau Schlosser (Zeitbedarf ca. 45 Minuten) und wenn notwendig mit Frau Spiegel-Schnell //

B. Mittagsbesprechung, um tagesaktuelle Themen mit Herrn Dr. Spiegel zusammen mit Frau Spiegel-Schnell, Frau Graff, Frau Weppler und Frau Schlosser.

C. Abendbesprechungen/Tagesabschlussbesprechung: Übermittlung relevanter Themen seitens der Schichtleitung (idR Frau Graff) an Herrn Dr. Spiegel.

D. Anlassbezogene Informationsweiterleitung (z.B. Gerätedefekte) untertags zeitnah an Herrn Dr. Spiegel

E. Neu: Personalmanagement-Besprechungen jeden Freitag.

 

Infrastruktur / Prozessumgebung

Best Practice.

Verbesserung

 

Best Practice. Das Thema des P D C A (Kreislauf der ständigen Verbesserung) ist bestens umgesetzt und für Dritte nachvollziehbar. Neue größere Ziele/Absichten/Pläne/Ideen werden über das „Verbesserungs-management“ schriftlich geplant und fortlaufend bewertet.

Fortlaufende Verbesserung

Ideenmanagement, PDCA, div. Besprechungsroutinen, tägl. Nutzung des CMS, Qualifikation der Mitarbeiter, Fort- und Weiterbildung, Geräteeinweisung,    Geräteüberprüfungen, Validierungen, Pflichtbelehrungen.

Wir freuen uns über diese ingesamt sehr gute Bewertung durch die Auditorin und danken insbesondere:

- Frau Ott und Herrn Zehe für Ihr Engagement und Ihre sehr guten Anregungen,

- Fr. Graff und Fr. Schnell für die ausgezeichnete und langjährige QM- Tätigkeit,

- Fr. Schlosser für das gezeigte Engagement im Bereich MedProdukte und Bestellwesen.

- Fr. Weppler für die hervorragende Team- Leitung,

- und allen Mitarbeiterinnen für eine außerordentliche und kenntnisreiche Team- Leistung sowie die
  herausgragende Zusammenarbeit in den Schnittstellen.

-> Und dies stets zu Gunsten, zum Wohl und für die Erhaltung der Gesundheit unserer Patientinnen
     und Patienten. Wir bedanken uns hiermit für das entgegengebrachte Vertrauen Ihrerseits.

Herzlichen Dank an das gesamte UZS-Team für diese exzellente und langjährig konstane Leistung.

 

Ihr Dr. Thorsten Spiegel

- QM-Verantwortlicher -

 

 

2. QM-Überwachungs-Audit im Juni 2020 bestanden

Das QM- System des Urologischen Zentrums Schweinfurt (UZS) wurde am 16.6.2020 durch die Auditoren des TÜV Süd intensiv und gründlich überprüft.

Das Ziel des Teams des Urologischen Zentrums Schweinfurt in diesem Jahr war die erneute jährliche externe Überprüfung des QMS und der praxisinternen Abläufe und Strukturen nach Umstellung auf die neue DIN-Norm.

Die Überprüfung endete mit dem Ergebnis der bestandenen Audits nach den Vorgaben und auf dem Boden der Norm (DIN ISO 9001:2015).

Dabei wurden die folgenden Punkte als besonders posititv hervorgehoben: TÜV-Gesamt-Bewertung:

"Das Urologisches Zentrum Schweinfurt verfügt über ein sehr gut funktionierendes Managementsystem, das die Anforderungen der ISO 9001:2015 erfüllt.

Die Geschäftsführung stellt die notwendigen Ressourcen zur Umsetzung der Qualitätsziele zur Verfügung, Qualitätsziele sind definiert und die Umsetzung wird regelmäßig überprüft. Im Managementreview werden die Eingaben der Norm behandelt.
Die Infrastruktur und die Arbeitsumgebung stellen die Patientenbehandlung nach den gesetzlichen Anforderungen sicher.
Die Wartung der medizinischen Geräte werden nach Vorgabe durch externe Dienstleister.
Die Rückverfolgbarkeit von Diagnostik und Therapie ist durch die Dokumentation über alle Behandlungsschritte hinweg sichergestellt. Dies wurde im Audit stichprobenartig überprüft.
 
Das UZS zeichnet sich durch sein über die Maße engagiertes Kernteam QM aus (Leitungsteam/ QM-Team Mitarbeiter), welches ein hohes Bewusstsein für den QM Ansatz und kontinuierliche Verbesserungen hat.
Auch alle anderen auditierten Mitarbeiter fielen im Audit wiederholt durch ihr hohes Engagement und ihre hohe Kompetenz auf. 
Insbesondere vor dem Hintergrund der Covid 19 Situation sind das ungebrochen hohe Engagement und der Wunsch zur ständigen Verbesserung bemerkenswert. 
 
Verbesserungen sind u. A. 
- Verbesserung der Termintreue durch die organisatorische Trennung der Annahme von Notfallpatienten, 
- Verbesserung der Übersicht von offenen Themen / Aufgaben pro Bereich durch Kopplung der offenen to dos mit den Bereichen via Farbkodierung (Übersicht Beauftragte und Stellvertretungen Stand 6.2020),
- Vertiefung der täglichen Rundgänge Back Office und als Rundgangabschluß Meldung an die Praxisleitung bzgl. Status, 
- Durchführung eines KVP Workshops mit allen Mitarbeitern
- derzeit Überarbeitung des Notfallkonzepts."

Beispielhaft wurde inbesondere hervorgehoben:

a. "Anfang 2020 wurde ein KVP-Workshop mit allen Mitarbeitern durchgeführt. Themen waren u.a. Werte, zukunftsfähiges Unternehmen, Verbesserungsvorschläge.
Diverse Themen wurden erarbeitet, ausgewertet, in Gruppen weiter bzgl. Lösungsvorschlägen bearbeitet und diese bzgl. Umsetzbarkeit bewertet.
Ein Umsetzungsbeispiel ist der Aspekt „Telefon Call Flow“.
Auf diesem Weg wurde der Input aller Mitarbeiter zu verbesserungswürdigen Themen berücksichtigt und diese Vorgehensweise wird im Rahmen der kontinuierlichen Verbesserung sehr positiv bewertet.

b. Im USZ wurden eine Reihe von COVID 19 Maßnahmen umgesetzt. Hierzu zählen u.a. ein regelmäßiges Corona Update der Leitung mit dem gesamten Team, Freistellung von Mitarbeitern mit Kinderbetreuung, Erstellung eines Notfallplans Covid 19 (u.a. Reduktion der Sprechstunde, wöchentlich wechselnde Teams, Beschaffung Schutzausrüstung uvm). Als weitere Maßnahme wurde für den Zeitraum Mitte März bis Anfang Mai ein Recall aller Patienten vor deren Termin implementiert um potentielle Unsicherheiten / Ängste bzgl. eines Arztbesuches zu besprechen und die bestmögliche Organisation der reduzierten Sprechstunde zu gewährlisten. Das Feedback der Patienten wurde im Audit als sehr positiv, dankbar und vertrauensbildend beschrieben."

 

Wir freuen uns über diese ingesamt exzellente Bewertung und danken:

- Frau Auditorin Meier für Ihre unzweifelhafte Ernsthaftigkeit und Sachkenntnis, sowie ihr Engagement und ihre guten Anregungen,

- Fr Graff und Fr. Schnell für die ausgezeichnete und langjährige QM- Tätigkeit,

- Fr. Schlosser für den Mut, sich in dieses hart arbeitende, kreative QM-Kern-Team mit Herz und Verstand einzuarbeiten,

- Fr. Weppler für die hervorragende Team- Leitung,

- und allen Mitarbeiterinnen für eine außerordentliche und kenntnisreiche Team- Leistung sowie die herausgragende Zusammenarbeit in den Schnittstellen

-> stets zu Gunsten und zum Wohl unserer Patientinnen und Patienten.

 

Herzlichen Dank an das gesamte Team für diese exzellente und langjährig konstante Leistung.

 

Dr. T. Spiegel

- QM-Verantwortlicher -

Ergänzende persönliche Anmerkung des geschäftsführenden Gesellschafters, Dr. T. Spiegel, im Mai 2021:

"Ich möchte an dieser Stelle dem QM- Kernteam meinen besonderen Respekt und meine Anerkennung für ein jahrelang gelebtes, weit überdurchschnittliches und fachlich hochkompetenes Engagement für die Praxis und das gelebte QM-System aussprechen, wobei mich besonders erfreut, dass die erfahrene Auditorin von IQ Network das Kernteam und die Mitarbeiter explizit als kenntnisreich und überdurchschnittlich engagiert bewertet hat:

  • Frau N. Graff (Verantwortliche QMB und Praxis-Managerin)
  • Frau C. Schnell (Ltd. Praxis-Managerin, QMB und Mitbegründerin des QM-Systems seit 2001)
  • Frau S. Weppler (Praxis-Teamleitung)
  • Frau A. Schlosser (MPG-Verantwortlich und Stellv. QMB)
    sowie
  • Frau N. Iten und Frau S. Binsteiner (beide: stellv. Praxis-Teamleitung).

Dem gesamten Praxisteam und meinen ärztlichen Kollegen danke ich für den guten und loyalen Zusammen- und Rückhalt während der sehr arbeitsintensiven letzten Jahre und für das "Rückenfreihalten" für das QM-Kernteam.

Die Zusammenarbeit mit Ihnen, liebe Mitarbeiterinnen und liebe Kollegen, ist mir eine Ehre und beflügelt mich täglich, diesen umfassenden, hohen - auch persönlichen - Einsatz zu Gunsten und zum Wohl unserer geschätzten Patientinnen und Patienten gemeinsam mit Ihnen als funktionierendes Team leisten und erbringen zu können und zu dürfen.

Und diese Loyalität und der großartige Team-Spirit zeigte sich insbesondere in diesem Jahr 2020/2021 - unter der gemeinsam erlebten und durchlebten Pandemie und sonstigen schwierigen Bedingungen.

Und es gibt uns immer noch - und wir sind stärker und besser als zuvor."

Dr. T. Spiegel
- QM-Verantwortlicher -