Zertifizierung

Das Urologische Zentrum Schweinfurt ist bereits seit 2012 erfolgreich nach den strengen Qualitätsanforderungen der DIN EN ISO 9001:2008 - und seit 2018 nach der DIN EN ISO 9001:2015- zertifiziert.

Mit permanenten internen Qualitätskontrollen sowie regelmäßigen externen Audits erfüllt unsere Praxis tadellos die hohen Qualitätsstandards und DIN-Normen.

Für Sie als Patient bedeutet dies, dass unsere Behandlungsabläufe, Tätigkeitsbeschreibungen, Organisationsbesprechungen und Optimierungsmaßnahmen den äußerst anspruchsvollen und international geltenden hohen Standards entsprechen.

Jährliche externe Überprüfungen des QMS

In 2018 erfolgte die gelungene Rezertifizierung unseres QMS - gleichzeitig verbunden mit der Umstellung auf die neue Norm (neue Norm: DIN EN ISO 9001:2015).

Selbstverständlich ruhen wir uns auf diesem Erfolg nicht aus, sondern arbeiten als Team täglich weiter an der Verbesserung unserer internen Prozesse und Abläufe.

Daher lassen wir auch in jedem Jahr erneut unser QM-System von externen Auditoren überprüfen (jährlich jeweils im April in Form des sog. Internen Audits durch die Fa. IQ-Network und jeweils im Juni oder Juli in Form des jährlichen Überwachungs-/ resp. Rezertifizierungs-Audits durch den TÜV Süd).

1. QM - Internes Audit 2020 bestanden

In diesem Jahr erfolgte das jährliche Interne Audit am 9. April 2020 durch die Fa. IQ-Network (Auditorin Fr. C. Ott), die unserer Praxis in Bezug auf die DIN ISO 9001:2015 erneut einen hohen Qualitätsstandard unserer internen Prozesse bescheinigt.

Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung besonders positiv

Die Auditoren von IQ-Network stellten in ihrem Audit 2020 fest, dass insbesondere die Kundenorientierung durch den außerordentlich ausgeprägten Dienstleistungsgedanken der Praxis (Homepage, professionelle Telefonansage etc.) für Außenstehende (Patienten, Angehörige, Zuweiser, Interessierte, Partner und Zulieferer etc.) klar erkennbar sei.

 Die diesjährige zusammenfassende Gesamt-Bewertung der Auditoren lautete (Zitat):

"Zusammenfassung:

Das interne Audit hinterlasst – wie in den Vorjahren - einen ausgezeichneten Eindruck. Die Beteiligten waren exzellent vorbereitet und waren offen fur die anzusprechenden Themen. Die Umsetzung des QM-System darf an vielen Stellen – siehe bitte Darstellung in den einzelnen Kapiteln des Auditberichtes - mit „best practice-Umsetzung“ bewertet werden. Die Umsetzungen von Aufgaben erfolgen zuverlässig und sind für Dritte nachvollziehbar dokumentiert."

Darüber hinaus wurde die folgenden Kriterien mit "best practice" als besonders postiv bewertet:

 

Anforderung QMS

Best practice-Umsetzung

Prozessmessungen

-       Corona-Krisenmanagement

-       Teambesprechung

-       Verwaltung

-       Verbesserung der Infrastruktur

-       Optimierung des Bestellmanagement

Qualitätspolitik

Die Strategie und Entwicklung der Praxis ist klar nachvollziehbar

Führung und Verpflichtung

Verpflichtung der Leitung zur Aufrechterhaltung des QMS

Kundenorientierung

Die Kundenorientierung ist durch den außerordentlich ausgeprägten

Dienstleistungsgedanken der Praxis

klar erkennbar.

Bekanntmachung der

Qualitätspolitik

Die Umsetzung erfolgt 1 x jährlich im Rahmen der Qualitätspolitikbewertung

mit Vorstellung im

Team.

Rollen, Verantwortlichkeiten und

Befugnisse in der Organisation

Regelung von Verantwortlichkeiten

Die notwendigen Ressourcen und die Zuordnung der Verantwortlichkeiten sind

sehr gut nachvollziehbar

Sicherstellung, dass das

Qualitatsmanagementsystem die

Anforderungen dieser Internationalen Norm erfüllt

-  Beteiligung der Leitung kann bestens nachvollzogen werden.

- Position des QMB wird aufrechterhalten

Qualitätsziele

Schriftliche Qualitätspolitik

Planung von Änderungen

 

 

Ressourcen

Allgemeines

Personen

Aktuell ist die Umsetzung über das Corona-Krisenmanagement klar

nachvollziehbar.

Wissen der Organisation

Umsetzung ist bestens nachvollziehbar.

Einarbeitung neuer

Mitarbeiter

- Mentor/Tutor. Als

- Einarbeitungs-Checkliste

- Pflichtunterweisungen/ Geräteeinweisungen

 

Fort- und Weiterbildung der

Mitarbeiter

Schulungsplanung

Schulungsplan (= Jahresplan)

 

Schulungsbewertung

Beispielhaft seitens Frau Graff (Praxismanagerkurs 11/2018) wurde die

Umsetzung der Schulungsbewertung (mit Referat im Rahmen einer

Teamveranstaltung) am 10.04.2019 vorgestellt.

Kommunikation

Hohe Transparenz

 

Infrastruktur / Prozessumgebung

 

Verbesserung

 

PDCA

Fortlaufende Verbesserung

-       Ideenmanagement

-       PDCA

-       div. Besprechungsroutinen

-       Tägl. Nutzung des CMS

-       Qualifikation der Mitarbeiter

-       Fort- und Weiterbildung

-       Geräteeinweisung

-       Geräteüberprüfungen

-       Validierungen

-       Pflichtbelehrungen

 

Wir freuen uns über diese ingesamt sehr gute Bewertung und danken:

- Frau Ott für Ihr Engagement und Ihre guten Anregungen,

- Fr Graff und Fr. Schnell für die ausgezeichnete und langjährige QM- Tätigkeit,

- Fr. Weppler für die hervorragende Team- Leitung,

- und allen Mitarbeiterinnen für eine außerordentliche und kenntnisreiche Team- Leistung sowie die herausgragende Zusammenarbeit in den Schnittstellen

-> stets zu Gunsten und zum Wohl unserer Patientinnen und Patienten.

 

Herzlichen Dank an das gesamte Team für diese exzellente und langjährig konstane Leistung.

 

Dr. T. Spiegel

- QM-Verantwortlicher -

 

 

2. QM-Überwachungs-Audit im Juni 2020 bestanden

Das QM- System des Urologischen Zentrums Schweinfurt (UZS) wurde am 16.6.2020 durch die Auditoren des TÜV Süd intensiv und gründlich überprüft.

Das Ziel des Teams des Urologischen Zentrums Schweinfurt in diesem Jahr war die erneute jährliche externe Überprüfung des QMS und der praxisinternen Abläufe und Strukturen nach Umstellung auf die neue DIN-Norm.

Die Überprüfung endete mit dem Ergebnis der bestandenen Audits nach den Vorgaben und auf dem Boden der Norm (DIN ISO 9001:2015).

Dabei wurden die folgenden Punkte als besonders posititv hervorgehoben: TÜV-Gesamt-Bewertung:

"Das Urologisches Zentrum Schweinfurt verfügt über ein sehr gut funktionierendes Managementsystem, das die Anforderungen der ISO 9001:2015 erfüllt.

Die Geschäftsführung stellt die notwendigen Ressourcen zur Umsetzung der Qualitätsziele zur Verfügung, Qualitätsziele sind definiert und die Umsetzung wird regelmäßig überprüft. Im Managementreview werden die Eingaben der Norm behandelt.
Die Infrastruktur und die Arbeitsumgebung stellen die Patientenbehandlung nach den gesetzlichen Anforderungen sicher.
Die Wartung der medizinischen Geräte werden nach Vorgabe durch externe Dienstleister.
Die Rückverfolgbarkeit von Diagnostik und Therapie ist durch die Dokumentation über alle Behandlungsschritte hinweg sichergestellt. Dies wurde im Audit stichprobenartig überprüft.
 
Das UZS zeichnet sich durch sein über die Maße engagiertes Kernteam QM aus (Leitungsteam/ QM-Team Mitarbeiter), welches ein hohes Bewusstsein für den QM Ansatz und kontinuierliche Verbesserungen hat.
Auch alle anderen auditierten Mitarbeiter fielen im Audit wiederholt durch ihr hohes Engagement und ihre hohe Kompetenz auf. 
Insbesondere vor dem Hintergrund der Covid 19 Situation sind das ungebrochen hohe Engagement und der Wunsch zur ständigen Verbesserung bemerkenswert. 
 
Verbesserungen sind u. A. 
- Verbesserung der Termintreue durch die organisatorische Trennung der Annahme von Notfallpatienten, 
- Verbesserung der Übersicht von offenen Themen / Aufgaben pro Bereich durch Kopplung der offenen to dos mit den Bereichen via Farbkodierung (Übersicht Beauftragte und Stellvertretungen Stand 6.2020),
- Vertiefung der täglichen Rundgänge Back Office und als Rundgangabschluß Meldung an die Praxisleitung bzgl. Status, 
- Durchführung eines KVP Workshops mit allen Mitarbeitern
- derzeit Überarbeitung des Notfallkonzepts."

Beispielhaft wurde inbesondere hervorgehoben:

a. "Anfang 2020 wurde ein KVP-Workshop mit allen Mitarbeitern durchgeführt. Themen waren u.a. Werte, zukunftsfähiges Unternehmen, Verbesserungsvorschläge.
Diverse Themen wurden erarbeitet, ausgewertet, in Gruppen weiter bzgl. Lösungsvorschlägen bearbeitet und diese bzgl. Umsetzbarkeit bewertet.
Ein Umsetzungsbeispiel ist der Aspekt „Telefon Call Flow“.
Auf diesem Weg wurde der Input aller Mitarbeiter zu verbesserungswürdigen Themen berücksichtigt und diese Vorgehensweise wird im Rahmen der kontinuierlichen Verbesserung sehr positiv bewertet.

b. Im USZ wurden eine Reihe von COVID 19 Maßnahmen umgesetzt. Hierzu zählen u.a. ein regelmäßiges Corona Update der Leitung mit dem gesamten Team, Freistellung von Mitarbeitern mit Kinderbetreuung, Erstellung eines Notfallplans Covid 19 (u.a. Reduktion der Sprechstunde, wöchentlich wechselnde Teams, Beschaffung Schutzausrüstung uvm). Als weitere Maßnahme wurde für den Zeitraum Mitte März bis Anfang Mai ein Recall aller Patienten vor deren Termin implementiert um potentielle Unsicherheiten / Ängste bzgl. eines Arztbesuches zu besprechen und die bestmögliche Organisation der reduzierten Sprechstunde zu gewährlisten. Das Feedback der Patienten wurde im Audit als sehr positiv, dankbar und vertrauensbildend beschrieben."

 

Wir freuen uns über diese ingesamt exzellente Bewertung und danken:

- Frau Auditorin Meier für Ihre unzweifelhafte Ernsthaftigkeit und Sachkenntnis, sowie ihr Engagement und ihre guten Anregungen,

- Fr Graff und Fr. Schnell für die ausgezeichnete und langjährige QM- Tätigkeit,

- Fr. Schlosser für den Mut, sich in dieses hart arbeitende, kreative QM-Kern-Team mit Herz und Verstand einzuarbeiten,

- Fr. Weppler für die hervorragende Team- Leitung,

- und allen Mitarbeiterinnen für eine außerordentliche und kenntnisreiche Team- Leistung sowie die herausgragende Zusammenarbeit in den Schnittstellen

-> stets zu Gunsten und zum Wohl unserer Patientinnen und Patienten.

 

Herzlichen Dank an das gesamte Team für diese exzellente und langjährig konstante Leistung.

 

Dr. T. Spiegel

- QM-Verantwortlicher -

Ergänzende persönliche Anmerkung des geschäftsführenden Gesellschafters, Dr. T. Spiegel:

"Ich möchte an dieser Stelle dem QM- Kernteam meinen besonderen Respekt und meine Anerkennung für ein jahrelang gelebtes, weit überdurchschnittliches und fachlich hochkompetenes Engagement für die Praxis und das gelebte QM-System aussprechen, wobei mich besonders erfreut, dass die erfahrene Auditorin des TÜV-Süd das Kernteam und die Mitarbeiter expilzit als kenntnisreich und überdurchschnittlich engagiert bewertet hat:

  • Frau N. Graff (Verantwortliche QMB und stellv. Praxis-Managerin)
  • Frau C. Schnell (Praxis-Managerin, QMB und Mitbegründerin des QM-Systems seit 2001)
  • Frau S. Weppler (Praxis-Teamleitung)
  • Frau A. Schlosser (Stellv. QMB)
  • Frau N. Iten und Frau S. Binsteiner (beide: MPG-Verantwortliche und stellv. Praxis-Teamleitung).

Dem gesamten Praxisteam und meinen ärztlichen Kollegen danke ich für den guten und loyalen Zusammen- und Rückhalt während der sehr arbeitsintensiven letzten Jahre und für das "Rückenfreihalten" für das QM-Kernteam.

Die Zusammenarbeit mit Ihnen, liebe Kollegin, liebe Kollegen und liebe Mitarbeiter, ist mir eine Ehre und beflügelt mich täglich, diesen umfassenden, hohen - auch persönlichen - Einsatz zu Gunsten und zum Wohl unserer geschätzten Patientinnen und Patienten gemeinsam mit Ihnen als funktionierendes Team leisten und erbringen zu können und zu dürfen.

Und diese Loyalität und der großartige Team-Spirit zeigte sich insbesondere in diesem Jahr 2020 - unter den gemeinsam erlebten und durchlebten Pandemiebedingungen.

Und es gibt uns immer noch - und wir sind stärker als zuvor."

Dr. T. Spiegel
- QM-Verantwortlicher -